Первые шаги

Термины системы

• Справочники – это база данных статической информации. Например, это список товаров с их характеристиками, список сотрудников или список Ваших организаций
• Документы – это механизм, который порождает учет. Документы используют данные справочников и те суммы, которые Вы задаете. Документы хранятся в «Журналах документов», где их можно всегда найти за любой период (см. пример в самом конце документа)
• Отчеты – это результат работы документов. Если не будет документов, то практически все отчеты будут пусты.
• Проведение – это факт установления учета. Происходит тогда, когда Вы нажимаете кнопку «ОК» в любом документе.
• База знаний – полная справка по системе, сформированная по разделам деятельности

Первые шаги

1. Зарегистрировать свой личный кабинет
2. Войти в кабинет. Разобраться с основным инструментом – дерево данных. Оно содержит ссылки на всю Вашу информацию.
3. Внести реквизиты своей организации. ВНИМАТЕЛЬНО настроить механизмы учета налогов и выручки
4. Импортировать финансовые движения из клиент-банка.
   

   Важно! Все сложные данные импортировать необходимо небольшими частями, т.к. система самообучается и Вы – тоже. Чем больше Вы ошибетесь при бездумном импорте, тем больше Вам придется исправлять вручную! Большие периоды следует вносить тогда, когда сами понимаете, что делаете.
   Импортируя выписку из клиент банка, Вы "убьете двух зайцев": 1) Внесете финансовые движения; 2) Импортируете данные контрагентов в свой кабинет

5. Сверить остатки и обороты по выпискам из банка и данными системы.
   Результат уже можно проверить в налоговых отчетах, как например: «Отчеты – Налоговая отчетность – Ведомость по налогообложению».
6. Не обязательно. Внести (или импортировать из Excel) базовые данные о товарах
7. Не обязательно. Внести начальные остатки (если они есть) по товарам.
   

   Важно! Любые остатки вносятся в систему за один день до начала отчетного периода (для того, чтоб эти остатки не попали в оборот). К примеру, если Вы начали работу с Учеткин.by в 2015 году, то остатки надо вносить на 31.12.2014.

• Остатки товаров рекомендуется вносить документом «Поступление товаров/услуг»
• Остатки по банку вносятся документом «Движение денежных средств»
8. Сверить остатки по складу по отчетам и реальностью
9. Все. Можно приступать к каждодневной работе

Первичные документы

1. Поступление товаров или услуг вноситься через документ «Поступление товаров/услуг»
2. Реализация товара со склада(магазина), выписка накладных делается из документа «Расход товаров»
3. Регистрация факта оказания услуг и печать ИСХОДЯЩЕГО акта выполненных работ выполняется в документе «Исход. акт выполненных работ»
4. Выписка счета на оплату, протокола согласования цен или иной ВАШЕЙ печатной формы, осуществляется из документа «Счет/Заказ».
   Примечание: Через этот документ можно отправлять документы на e-mail клиента
5. Резервирование товаров для клиента, осуществляется из документа «Счет/Заказ»
6. Регистрация ЛЮБЫХ операций, связанных с финансами (в т.ч. и z-отчеты), осуществляется через документ «Движение денежных средств»
7. Перемещение товаров со склада на склад, осуществляется через документ «Перемещение товаров»

Примечания

1. Система очень хорошо интегрирована с Excel. Из него можно копировать даже данные первичных документов (например – поступление товаров), но прежде чем это выполнять, следует научиться работать с системой вручную. Этот подход гарантирует, что при возникновении ошибки, Вы сами будете в состоянии ее поправить.
2. Бухгалтер нужен лишь как оператор программы и аудитор данных
3. Видео-уроки можно найти по ссылке: http://www.uchetkin.by/video

Примеры работы

Ввод поступившей товарной накладной

Задача: поставщик «Вася Пупкин» 12.04.2015 продал Вашей организации 10 шт. хрустальных ваз, по цене 550 руб. за шт.

Решение. Эта операция вноситься в систему следующим образом:

1. Создается новый документ «Поступление товаров/услуг»
2. В новом документе указывается дата 12.04.2015
3. Номер документа изменять не требуется, т.к. это номер по картотеке
4. Не обязательно. В поле «Номер ТН» указываем номер товарной накладной, по которой пришел товар
5. Далее, в поле «Поставщик» выбирается из списка контрагент «Вася Пупкин». Если его нет, то прямо из списка выбора – создается
6. В документе, через кнопочку «Подбор», заполняется список покупок от контрагента (п. 1.3). Т.е. выбираем (или создаем карточку нового товара, если ее нет) товар «Хрустальная ваза»
7. Указываем цену 550 руб, указываем количество 10 шт (сумма рассчитается автоматически)
8. Закрываем подбор товаров
9. Жмем на кнопочку «ОК» внизу формы документа

Вышеупомянутый процесс зарегистрирует и выполнит следующие действия:

1. Зарегистрируем покупку товара у Васи Пупкина
2. «Повесит» задолженность Вашей организации перед Васей Пупкиным до тех пор, пока не будет зарегистрирована Ваша оплата этому клиенту
3. «Положит» на склад 10 шт. Хрустальных ваз

См. также

• Учет финансовых операций
• Настройка учета выручки
• Статьи учета финансов
• z-отчет
• Работа с клиент-банками
• Импорт данных из CSV-файлов
• Импорт данных из Excel

Видео урок

https://youtu.be/OT49tH1GPmk