Правила работы с z-отчетами

z-отчет (ежедневная кассовая выручка)

Механизм учета финансов в сервисе Учеткин.by позволяет учитывать ежедневные розничные продажи и учет розничной выручки.
Все финансовые движения, в том числе и по ежедневной кассе, регистрируются в документе Движение денежных средств.

Важно!

При работе с несколькими кассовыми аппаратами, необходимо разносить доход (как и начальные остатки) на отдельную статью движения финансов. Т.е. отдельный кассовый аппарат = отдельная статья движения финансов. Рекомендуется давать имя статье движения по идентификатору кассового оборудования, например: Кассовый аппарат №ПЖ12873
Настоятельно рекомендуется вносить показания z-отчета на конец рабочего дня
Движения финансов по z-отчету, следует фиксировать на отличным от банковского - Наличном финансовом счете (создается автоматически, но можно добавлять вручную в карточке Организации)
Акт на списание товаров по z-отчету, следует оформлять при помощи документа Расход товаров и фиксировать на Наличном финансовом счете, после чего увязывать с деньгами по z-отчету (из п.3)
В учет попадают ТОЛЬКО ПРОВЕДЕННЫЕ ДОКУМЕНТЫ! Т.е. те, в которых была нажата кнопка ОК. В журналах, напротив проведенных документов (с левой стороны) устанавливается бордовая "птичка".

Розничная выручка и налоги

Важно разносить все движения z-отчета на статью движения финансов, у которой установлен признак "Это доход с розницы" . В этом случае система будет разделять суммы выручки по разным видам деятельности.

Сдача выручки в банк

Важно! Если Вы сдаете кассовую выручку в банк (частично или полностью), то необходимо правильно настроить учет финансов под данную ситуацию.
С точки зрения налогообложения, сдача выручки в банк - это разделение выручки по z-отчету на 2 потока. Один поток - это наличность в "коробочке" кассы, второй поток - наличность, которая превратилась в безнал, когда Вы ее передали в свой банк.
НО ЭТО ЧАСТИ ОДНОГО И ТОГО ЖЕ Z-ОТЧЕТА!

Для того, чтобы система не включила вашу же выручку по рознице, как движения выручки по банковскому счету (когда та придет на расчетный счет из банка), следует использовать отдельную статью движения финансов, на которую Вы будете регистрировать доход по рознице, переданного в банк.
Для этой статьи необходимо указать признак "Налогообложение" как "НЕ участвует в расчете налогов и не заносится в отчетность". Признак "Это доход с розницы" устанавливать не нужно!

Выручка и пластиковые карточки

Важно! Выручка, зафиксированная z-отчетом, даже если покупатель оплатил пластиковой карточкой СЧИТАЕТСЯ НАЛИЧНОЙ ВЫРУЧКОЙ! ОНА ПРИНАДЛЕЖИТ Z-ОТЧЕТУ и должна быть отражена в Книге кассира-операциониста, как расшифровка основной суммы z-отчета!

Для того, чтобы система не включила вашу же выручку по карточкам, когда та поступит на Ваш расчетный счет банка от оператора-эквайринга, следует настроить отдельную статью движения финансов, на которую Вы будете регистрировать доход по пластиковым карточкам.
Для этой статьи необходимо указать признак "Налогообложение" как "НЕ участвует в расчете налогов и не заносится в отчетность". Признак "Это доход с розницы" устанавливать не нужно, т.к. эта выручка уже зафиксирована на уровне z-отчета!

Ввод первоначальных остатков по кассе

Если Вы начали работу в Учеткин.by с уже рабочим кассовым аппаратом, с нарастающим кассовым оборотом отличным от нуля, то необходимо указать начальные остатки ПО ДАННОМУ КАССОВОМУ АППАРАТУ, а значит на статью движения финансов, олицетворяющую данный кассовый аппарат.

Необходимо указать нарастающий оборот по кассовому аппарату (гр.3 Книги кассира-операциониста)
Опционально. Указать остаток денежных средств в кассе, котороый был на конец дня даты ввода остатков (гр.2 Книги кассира-операциониста)
Остаток вноситься за день до начала отчетного периода

Данные значения вводятся одним документом Движения финансов, в специальном режиме ввода первоначальных данных (см. на рис. ниже). Сумма движения документа, в этом случае, НЕ УКАЗЫВАЕТСЯ. Только значения, показанные на рисунке.

Как и в случае с банковскими движениями, начальный остаток по кассе необходимо указывать за день до начала отчетного периода (чтобы остаток не вошел в налоговый оборот).

Учет ежедневной розничной выручки

При работе с z-отчетами, в принадлежащих документах следует устанавливать признак(галочку) "Это z-отчет" (см. рис. ниже). После установки этой "галочки" Вам будут доступны дополнительные поля z-отчета.
Как следует вносить ежедневную выручку по кассе:

Создать новый документ "Движение денежных средств"
Указать статью финансов, соответствующей кассовому аппарату, изымаемой выручки. Для расчета налогов по рознице, у данной статьи должен быть установлен признак "Это розница"(см. более подробно тут)
Сверить обороты по кассовому аппарату
В реквизите "Сумма документа" указать сумму дневной выручки. Четко по z-отчету! Ничего не добавляя и не отнимая!
На вкладке "z-отчет" обязательно установить признак "Это z-отчет". Указать номер отчета по картотеке
По-необходимости, указать суммы по пластиковым карточкам, суммы возврата и аннулирования и др. (см. рис. ниже)
Нажать на кнопку ОК

Выручка по рознице и сдача ее в банк

Важно! Этот параграф предназначен для тех пользователей, которые сдают выручку в банк.
В случае, если Вы сдаете розничную выручку в банк, то Вам следует статью движения финансов, которая отвечает за поступление переданной инкассаторам выручки из банка, установить как статью, которая НЕ участвует в расчете налогов и не заносится в отчетность. Без признака доходов по рознице. Т.к. это уже "обезличенная" сумма, пришедшая на Ваш расчетный счет. Эту операцию необходимо проделать для того, чтобы у Вас совпадал остаток по финансам с остатком по банковскому счету. И вдобавок, система не считала пришедшую выручку из банка как новое поступление денег (Вы уже эти деньги внесли на этапе z-отчетов).

Изъятие выручки из кассы для собственных нужд

Некоторый предприниматели изымают выручку из кассы для своих нужд (например для выплаты заработной платы). Для проведения данной операции в Учеткине, следует понимать, что понятие "касса предприятия" не является "кассовым аппаратом"!
Касса предприятия - металлический ящик, куда складываются ВСЕ деньги после завершения смены. Именно после этого действия можно изымать выручку для собственных нужд. Действует простая логика: Для того, чтобы взять что-то, необходимо сначала это туда положить
Поэтому, с точки зрения ПРАВИЛЬНОЙ отчетности, необходимо выполнить следующие действия:

В конце смены, при оформлении z-отчета в документе Движение финансов, сумму для собственных нужд следует указывать в графе "Сдано в банк или кассу предприятия" на вкладке "Z-отчет"
Далее, необходимо выписать документ "Приходный кассовый ордер" на сумму наличности, которая кладется в металлический ящик кассы предприятия (с учетом в будущем изымаемой суммы). В большинстве случаев - это полностью ВСЯ наличная ВЫРУЧКА за смену. Эта операция зафиксируется в кассовой книге - в кассе появились деньги, которые можно изъять
Выписать документ "Расходный кассовый ордер" на сумму наличности, которая изымается для собственных нужд. Эта операция подтверждает в кассовой книге, что Вы изымаете некоторую сумму для каких-то своих нужд

Кассовая книга

Обязательный отчет. Элемент кассовой дисциплины. Отражает учет приходных и расходных кассовых ордеров. Печатается и подшивается ежедневно.
Кассовый ордер - бумажка, дающая основание как-то оперировать с деньгами из кассы (касса = металлический ящик с наличными деньгами). В том числе и операция сдачи выручки за день!

Книга кассира-операциониста

Обязательный отчет. Элемент кассовой дисциплины.

Служит для отображения всех кассовых движений по z-отчетам. Это сводный отчет по всем z-отчетам, которые следует формировать и подшивать в конце каждого рабочего дня. Не путать с отчетом "Кассовая книга"!
См. Дерево данных -> Отчеты -> Касса и платежные документы -> Книга кассира-операциониста

Обнуление кассы

После деноминации, организации, работающие с кассовыми аппаратами столкнулись с интересной задачей – обнуление кассового аппарата. Хотя, до селе считалось, что кассовые аппараты обнулить нельзя.

Действия, необходимые для обнуления кассового аппарата:

По сути, обнуленный кассовый аппарат – это абсолютно новый аппарат. Значит необходимо фиксировать движения этого аппарата на новую статью финансовых движений. Для этого следует создать новую статью движения финансов. Создать данную статью можно СКОПИРОВАВ старую и переименовав ее, чтобы ВИЗУАЛЬНО разделять старую и новые статьи и тем самым исключить ЧЕЛОВЕЧЕСКИЙ фактор ошибки!
Продолжать работать как и ранее. Но помнить, что движения перед обнулением должны «вешаться» на старую, не обнуленную статью движения финансов, а вот новые «обнуленные» движения – на новую статью

Важно! Для системы, при проведении z-отчета, считается, что финансовая статья = отдельный кассовый аппарат. Поэтому, рекомендуется включать в наименование статьи технический идентификатор кассового аппарата.

Расход(списание) остатков товара

При проведении z-отчета существует возможность списывать и количественно-суммовые остатки проданных товаров. Данная опция ОБЯЗАТЕЛЬНА для плательщиков Общей Системы Налогообложения!
Списание осуществляется документом Расходная накладная. Более подробно и детально описано в разделе Розничные продажи. Документ розничной продажи необходимо "привязывать" к соответствующему документу z-отчета (вкладка Оплата документов).

См. также

Видео-урок

Работа с финансами и кассой

Zreport

Содержание