SourceBalance

Ввод начальных остатков

Система Учеткин.by позволяет вносить данные задним числом. Во избежание различных пользовательских фантазий и связанных с ними ошибок, первоначальные остатки следует вносить по указанным ниже алгоритмам и примерам (в зависимости от ситуации).

Перед началом ввода остатков РЕКОМЕНДУЕТСЯ внести/импортировать в систему:

• Базу товаров (из Excel или CSV)
• Базу клиентов (из Excel или банковской выписки)
• Для упрощения ввода остатков дебиторской задолженности, следует создать пустую карточку товара под названием «Ввод суммовых остатков» (цены можно не указывать)
• Для упрощения ввода остатков дебиторской задолженности, следует создать пустую карточку контрагента под названием «Ввод первоначальных остатков» (реквизиты можно не указывать)

Алгоритм внесения остатков

1. Все остатки вносятся в виде СООТВЕТСТВУЮЩИХ первичных документов
   • Поступление товаров или входящих услуг вноситься через документ «Поступление товаров/услуг»
   • Расход товара со склада(магазина), выписка накладных делается при помощи документа «Расход товаров»
   • Регистрация факта оказания услуг Вашим предприятием и печать ИСХОДЯЩЕГО акта выполненных работ выполняется в документе «Исход. акт выполненных работ»
   • Регистрация движения финансов (как по банку, так и по z-отчету) происходит при помощи документа «Движение финансов»
2. Даты первичных документов, по которым возникла задолженность должны (лучше всего) указываться по-факту (когда возникла задолженность) или же датой, меньше дня начала отёчного периода. Например – 31 декабря ПРЕДЫДУЩЕГО ГОДА
3. Остатки товаров вносятся единым списком (или группами) при помощи документа "Поступление товаров/услуг", указывая контрагента «Ввод первоначальных остатков» (см. примеры ниже). В данном документе необходимо указывать список товаров в ЗАКУПОЧНЫХ ЦЕНАХ!
4. Именные суммовые задолженности контрагентов вносятся соответствующими документами, по которым возникла задолженность:
   • создается новый документ
   • в нем указывается необходимый контрагент
   • в таблице товаров/услуг, новой стройкой добавляется карточка товара «Ввод суммовых остатков»
   • в той же строке указывается сумма задолженности по контрагенту/операции
5. Процесс ввода остатков по кассе описан в статье "z-отчет и касса"
6. Остаток по банковскому счету вносится документом "Движение финансов" одной суммой, за день до начала отчетного периода

Примеры внесения остатков

Пример ввода начальных остатков товарных позиций

1. Создать документ "Поступление товаров/услуг"
2. Указать в нем последнюю дату ПРЕДЫДУЩЕГО ПЕРИОДА. Например - 31.12.2017
3. Указать контрагента «Ввод начальных остатков»
4. Добавить в таблицу товаров ВЕСЬ ПЕРЕЧЕНЬ ТОВАРОВ, их количественый остаток по складу. В качестве цены по каждой позиции, необходимо указывать ЗАКУПОЧНУЮ ЦЕНУ
5. Провести документ (нажать на кнопку ОК)

Пример задолженности клиента по Вашей отгрузке

Вы 12.10.2017 отгрузили товар на сумму 100 руб., за который клиент ООО «Ромашка» не расплатился. Вам следует:

1. Создать документ "Расход товаров"
2. Указать в нем дату 12.10.2017
3. Указать контрагента ООО Ромашка
4. Добавить в таблицу товаров позицию «Ввод суммовых остатков»
5. Указать сумму позиции 100 руб
6. Провести документ (нажать на кнопку ОК)

Пример Вашей задолженности по сторонней услуге

Вам 03.05.2017 клиентом ОДО «Ветер» была оказана услуга на сумму 80 руб. Вам следует:

1. Создать документ "Поступление товаров/услуг"
2. Указать в нем дату 03.05.2017
3. Указать реквизит «Движение документа как» значение «Поступление услуг»
4. Указать контрагента ОДО «Ветер»
5. Добавить в таблицу услуг позицию «Ввод суммовых остатков»
6. Указать сумму позиции 80 руб
7. Провести документ (нажать на кнопку ОК)

Пример Вашей задолженности по авансу клиента

Вам 10.12.2015 выплатил аванс ИП Петров И.И. в размере 500 000 BYR (50 BYN). За товары, которые Вы до сих пор не смогли отгрузить.

1. Создать документ «Движение финансов»
2. Указать дату 31.12.2017
   (Т.к. это старый аванс, который переходил из года в год, затронул деноминацию - лучше его оформить на конец прошлого года уже в новой валюте)
3. Указать статью движения «Выручка от реализации товаров/услуг»
   (пока к этому документу не будет привязан первичный документ - расход товаров, данное движение будет считаться иным расходом)
4. Указать сумму 50 руб.
5. Указать контрагента ИП Петров И.И.
6. Провести документ (нажать на кнопку ОК)

Пример задолженности клиента по Вашему авансу

Вы очень давно оплатили аванс 70 руб. за будущую услугу, клиенту ИП Иванов И.А. Но клиент до сих пор не выполнил свои обязательства. Дата Вашей оплаты уже забыта (не известна).

1. Создать документ «Движение финансов»
2. Указать дату 31.12.2017
3. Указать статью движения «Оплата за товары/услуги».
   ( Если Вы применяете ОСН и данная услуга должна лечь на затраты, то необходимо выбрать "затратную" статью - «Затраты на закупку товаров» )
4. Указать сумму 70 руб
5. Указать контрагента ИП Иванов И.А.
6. Провести документ (нажать на кнопку ОК)