Bitrix24

Подключение к CRM Битрикс24

Сервис Учеткин.by предалагет пользователям тарифа «Профи» возможность интеграции с CRM Битрикс24. Ввиду того, что Битрикс24 позволяет пользователю настроиться под любой бизнес процесс, сценарии использования связки Битрикс24 + Учеткин.by могут быть различными. Однако, из-за того, что Учеткин.by ведет налоговый учет и формирует книги учета, пользователю следует придерживаться определенных правил и сценариев эксплуатации.

Основной сценарий использования связки Битрикс24 + Учеткин.by это выделение продавцов Вашей организации в отдельную «песочницу» в виде Битрикс24. Это связано с тем, что в основной массе, продавцы не сильно соблюдают бизнесс-процессы организации и/или заданные правила в системе Учеткин. В попытке «прогнуть» систему под свои нужды, продавцы заняты не своим делом.

По этому, вся работа с начальными стадиями общения и подготовки клиентов, происходят на стороне CRM Битрикс24. Только после формирования счета на оплату и выставлении ему заданного статуса, дальнейшая инициатива работы с документами переходит на сторону Учеткин.by: т.е. после подготовки продавцом счета, отгрузка/оплата и иные операции происходят уже на стороне Учеткин.

Методология работы с внешней CRM

1. Из-за того, что Учеткин.by формирует налоговую и иную отчетность приоритет данных товаров ЖЕЛАТЕЛЬНО должен быть ТОЛЬКО у Учеткин.by. Список товаров необходимо формировать на стороне Учеткина и «переносить» его в CRM Битрикс24 по средствам Учеткина.
   Почему? Потому что у Вас на руках приходные накладные и весь перечень номенклатуры рекомендовано должен совпадать с тем, что Вы продаете (с исходящей первичной документацией) и налоговой отчетностью (особенно для Общей системы налогообложения).
   Поиск и обмен товаров должен происходить по УНИКАЛЬНОМУ ключу - это может быть артикул или штрихкод товара (задается настройками в карточке организации Учеткин). Ниже описан процесс добавления ключевых полей в карточку товара на стороне Битрикс24.
   

   Важно! Учеткин.by обрабатывает только лишь те товары, у которых в карточке товара выставлена галочка «Использовать во внешней CRM».

2. Список клиентов на начальных этапах желательно синхронизировать ИЗ УЧЕТКИНА в CRM Битрикс24.
   Почему? Потому, что деньги за сделку приходят из банка, а Учеткин привязан к банку. В карточке контрагента на стороне Учеткина есть все реквизиты, по которым система определяет контрагента из сделки, а следовательно – всю цепочку документов. А в Битрикс, пользователи, ЗАЧАСТУЮ не указывают ни данные УНП, ни тем более – IBAN.
   Обмен контрагентов производится по уникальному ключу – УНН/ИНН (рекомендуется) или телефон. С таблицей КОМПАНИЙ на стороне Битрикс. Контакты – это следствие компаний, а не наоборот!
   

   Важно! Учеткин.by обрабатывает только лишь тех контрагентов, у которых в карточке клиента выставлена галочка «Использовать во внешней CRM».

3. Список счетов обменивается с приоритетом создания у CRM Битрикс24 (из Битрикс24 в Учеткин.by). Поумолчанию, в базу Учеткина переносятся счета со статусом «Отправлен клиенту» (или тот, который устанавливает пользователь в карточке Организации в настройках обмена с Битрикс24).
   Если продавец решает дополнить/изменить счет с измененным «финальным» статусом, то продавцу изначально СЛЕДУЕТ ИЗМЕНИТЬ СТАТУС счета на «Новый», внести изменения и только потом установить обратно статус «Отправлен клиенту». Таким образом Учеткин.by сможет контролировать измененные счета.

Что проверить перед обменом

1. Синхронизируются только те контрагенты, у которых задан признак «Использовать во внешней CRM». Почему? Потому, что деятельность предприятия сопряжена не только с торговлей и в списке клиентов всегда будет «белая ворона» типа ФСЗН, Налоговой Инспекции и т.п.
2. Синхронизируются и объединяются только те товары, у которых задан признак «Использовать во внешней CRM»
3. У юрлиц/предпринимателей должен быть указан УНП. И желательно – номер телефона. При синхронизации баз, Учеткин, если не находит клиента по УНП, пытается найти по номеру телефона и только после этого (в случае отсутствия) создает новую карточку клиента у себя в базе
4. У физлиц. ОБЯЗАТЕЛЬНО должен быть указан номер телефона по нему Учеткин.by будет синхронизировать базу клиентов
5. Если обе системы связывают базу клиентов по телефону, то номера телефонов должны быть указаны В ОДИНАКОВОМ формате как в базе Битрикс24, так и в базе Учеткин.by.
   Например в формате +375 ХХ ХХХ ХХ ХХ. Если в базе Битрикс24 будет указан номер в формате 8029 123 12 12, а на стороне учеткина клиент будет иметь номер телефона +375 29 123 12 12, то система при обмене воспримет эту ситуацию как две разных карточки клиента!

Важно!

• Если на стороне Учеткин.by на основании Счета/Заказа уже создан следующий первичный документ (например – Расход товаров), то данный счет УЖЕ НЕ БУДЕТ СИНХРОНИЗИРОВАТЬСЯ, т.к. это восприниматся как начало цепочки первичных документов!
• При изменении статуса оплаты счета/заказа на стороне Учеткина, данный статус переноситься в Битрикс24
• Синхронизировать данные документов можно вручную – нажимая кнопку Б24 (см. скриншоты ниже) или же по расписанию.
  Расписание автоматического обмена задается в модуле Календарь событий (тариф Бизнесмен) на стороне Учеткина. В этом случае, в событии-синхронизации, необходимо указать тэг «bitrix24»