Bitrix24

Материал из Учеткин.by Wiki
Перейти к: навигация, поиск

Подключение к CRM Битрикс24

Содержание

Сервис Учеткин.by предалагет пользователям тарифа «Профи» возможность интеграции с CRM Битрикс24. Ввиду того, что Битрикс24 позволяет пользователю настроиться под любой бизнес процесс, сценарии использования связки Битрикс24 + Учеткин.by могут быть различными. Однако, из-за того, что Учеткин.by ведет налоговый учет и формирует книги учета, пользователю следует придерживаться определенных правил и сценариев эксплуатации.

Основной сценарий использования связки Битрикс24 + Учеткин.by - это выделение продавцов Вашей организации в отдельную «песочницу» в виде CRM Битрикс24. Это связано с тем, что в основной массе, продавцы не сильно соблюдают бизнесс-процессы организации и/или заданные правила в системе Учеткин. В попытке «прогнуть» систему под свои нужды, продавцы заняты не своим делом.

По этому, вся работа с начальными стадиями общения и подготовки клиентов, происходят на стороне CRM Битрикс24. Только после формирования счета на оплату и выставлении ему заданного статуса, дальнейшая инициатива работы с документами переходит на сторону Учеткин.by: т.е. после подготовки продавцом счета, отгрузка/оплата и иные операции происходят уже на стороне Учеткин.

Методология работы с внешней CRM

  1. Из-за того, что Учеткин.by формирует налоговую и иную отчетность приоритет данных товаров ЖЕЛАТЕЛЬНО должен быть ТОЛЬКО у Учеткин.by. Список товаров необходимо формировать на стороне Учеткина и «переносить» его в CRM Битрикс24 по средствам Учеткина.
    Почему? Потому что у Вас на руках приходные накладные и весь перечень номенклатуры рекомендовано должен совпадать с тем, что Вы продаете (с исходящей первичной документацией) и налоговой отчетностью (особенно для Общей системы налогообложения).
    Поиск и обмен товаров должен происходить по УНИКАЛЬНОМУ ключу - это может быть артикул или штрихкод товара (задается настройками в карточке организации Учеткин). Ниже описан процесс добавления ключевых полей в карточку товара на стороне Битрикс24.

    Важно! Учеткин.by обрабатывает только лишь те товары, у которых в карточке товара выставлена галочка «Использовать во внешней CRM».

  2. Список клиентов на начальных этапах желательно синхронизировать ИЗ УЧЕТКИНА в CRM Битрикс24.
    Почему? Потому, что деньги за сделку приходят из банка, а Учеткин привязан к банку. В карточке контрагента на стороне Учеткина есть все реквизиты, по которым система определяет контрагента из сделки, а следовательно – всю цепочку документов. А в Битрикс, пользователи, ЗАЧАСТУЮ не указывают ни данные УНП, ни тем более – IBAN.
    Обмен контрагентов производится по уникальному ключу – УНН/ИНН (рекомендуется) или телефон. С таблицей КОМПАНИЙ на стороне Битрикс. Контакты – это следствие компаний, а не наоборот!

    Важно! Учеткин.by обрабатывает только лишь тех контрагентов, у которых в карточке клиента выставлена галочка «Использовать во внешней CRM».

  3. Список счетов обменивается с приоритетом создания у CRM Битрикс24 (из Битрикс24 в Учеткин.by). Поумолчанию, в базу Учеткина переносятся счета со статусом «Отправлен клиенту» (или тот, который устанавливает пользователь в карточке Организации в настройках обмена с Битрикс24).
    Если продавец решает дополнить/изменить счет с измененным «финальным» статусом, то продавцу изначально СЛЕДУЕТ ИЗМЕНИТЬ СТАТУС счета на «Новый», внести изменения и только потом установить обратно статус «Отправлен клиенту». Таким образом Учеткин.by сможет контролировать измененные счета.

Что проверить перед обменом

  1. Синхронизируются только те контрагенты, у которых задан признак «Использовать во внешней CRM». Почему? Потому, что деятельность предприятия сопряжена не только с торговлей и в списке клиентов всегда будет «белая ворона» типа ФСЗН, Налоговой Инспекции и т.п.
  2. Синхронизируются и объединяются только те товары, у которых задан признак «Использовать во внешней CRM»
  3. У юрлиц/предпринимателей должен быть указан УНП. И желательно – номер телефона. При синхронизации баз, Учеткин, если не находит клиента по УНП, пытается найти по номеру телефона и только после этого (в случае отсутствия) создает новую карточку клиента у себя в базе
  4. У физлиц. ОБЯЗАТЕЛЬНО должен быть указан номер телефона по нему Учеткин.by будет синхронизировать базу клиентов
  5. Если обе системы связывают базу клиентов по телефону, то номера телефонов должны быть указаны В ОДИНАКОВОМ формате как в базе Битрикс24, так и в базе Учеткин.by.
    Например в формате +375 ХХ ХХХ ХХ ХХ. Если в базе Битрикс24 будет указан номер в формате 8029 123 12 12, а на стороне учеткина клиент будет иметь номер телефона +375 29 123 12 12, то система при обмене воспримет эту ситуацию как две разных карточки клиента!

Важно!

  • Если на стороне Учеткин.by на основании Счета/Заказа уже создан следующий первичный документ (например – Расход товаров), то данный счет УЖЕ НЕ БУДЕТ СИНХРОНИЗИРОВАТЬСЯ, т.к. это восприниматся как начало цепочки первичных документов!
  • При изменении статуса оплаты счета/заказа на стороне Учеткина, данный статус переноситься в Битрикс24
  • Синхронизировать данные документов можно вручную – нажимая кнопку Б24 (см. скриншоты ниже) или же по расписанию.
    Расписание автоматического обмена задается в модуле Календарь событий (тариф Бизнесмен) на стороне Учеткина. В этом случае, в событии-синхронизации, необходимо указать тэг «bitrix24»

Подготовка на стороне Битрикс24

Подразумевается, что уже создан личный кабинет в CRM Битрикс24 и назначен уникальный адрес веб-сайта.
Важно! Следует помнить, что Учеткин.by может авторизоваться в Вашем кабинете Битрикс24 только по связке e-mail(логин) + пароль. Никакие новомодные OAuth-авторизации через Facebook или Gmail не будут работать.

Шаг 1. Создание локального приложения Битрикс24, через которое будет происходить взаимосвязь с Учеткин.by
create_app_1.png

Шаг 2. Добавление приложения к себе в кабинет Битрикс24
create_app_2.png


Шаг 3. Настройка прав доступа приложения. Важно установить выделенные на изображении галочки. Остальные – по усмотрению. В разделе «Укажите ссылку» необходимо указать URL: https://login.uchetkin.by/Bitrix.ashx
create_app_3.png
create_app_4.png
create_app_5.png


Шаг 4. После сохранения приложения, Битрикс24 присваивает ему уникальные идентификаторы, которые необходимо скопировать в карточку Организации в личном кабинете Учеткин.by.
create_app_6.png create_app_7.png

Настройка справочника товаров в CRM Битрикс24

Для того, чтобы товары на стороне Битрикс24 обрели уникальность, необходимо задать новые свойства товара в настройках кабинета CRM. Эти новые свойства помогут Учеткин.by различать один товар от другого по уникальному полю.

Шаг 1. В разделе Битрикс24 «CRM» необходимо открыть меню «Еще» и найти подраздел «Настройки»
create_barcode_1.png

Шаг 2. В появившемся окне «Настройки» открыть пункт «Свойства товаров»
create_barcode_3.png

Шаг 3. В списке свойств нажать на кнопку «Добавить»
create_barcode_4.png

Шаг 4. Необходимо создать уникальное поле. В данном примере создается поле «Шрихкод». По нему можно однозначно идентифицировать товар как в базе Учеткин.by, так и в Битрикс24. В качестве такого ключевого поля может выступать и код/артикул товара.
Примечание: Реквизит «Обязательное» полезен тем, что Бирикс24 не даст сохранить карточку нового товара, пока пользователь не укажет значение ключевого поля.
create_barcode_5.png


Шаг 5. Теперь необходимо открыть созданное свойство товара, для того, чтобы получить идентификатор ключевого поля. Данное значение нужно скопировать в карточку Организации в кабинете Учеткин.by. Во вкладку «Битрикс24», раздел «Синхронизация», реквизит «ID ключевого поля товара».
create_barcode_6.png
create_barcode_7.png

Карточки клиентов в CRM Битрикс24

В отличии от Битрикс24, Учеткин.by работает по жестким стандартам. Поэтому, изначально принимается, что синхронизация документов и справочника контрагентов, из Битрикс24, будет происходить по списку CRM «Компании». Однако данный параметр можно изменить в карточке Организации.

Карточка компании в Битрикс имеет множество характеристик, ниже описаны основные из них, которые обязательны к заполнению.

Важно! Для каждого контрагента, как в базе Учеткин.by, так и в Битрикс24. Настоятельно рекомендуется указывать:

  1. Для любого контрагента желательно указать телефон
  2. Для юр.лиц и предпринимателей – УНН (УНП / ИНН)
  3. В базе Учеткин.by, для тех контрагентов которые должны синхронизироваться с Битрикс, необходимо устанавливать галочку «Обмен с CRM»
  4. Приоритет обмена данных о клиентах – одинаковый. Если при обмене во входящем из Битрикс24 счете, Учеткин.by обнаружит нового клиента (по ключевому полю), то он будет автоматически создан в справочнике «Контрагенты»
  5. Перенести контрагентов из Учеткин в Битрикс можно нажав на кнопку «Б24» в списке поставщиков и покупателей (справочник «Контрагенты») или одноименной кнопке в карточке организации

Обмен документами

Учеткин.by принимает со стороны CRM Битрикс24 счета на оплату (инвойсы). Приоритет у данных документов у Битрикс.
Обратный обмен (из Учеткин в Битрикс24), происходит только для тех документов, которые были созданы ранее, при обмене с Битрикс24. В этом случае, из Учеткина передаются только данные о оплате счета. Изменять/дополнять счет рекомендуется только на стороне Битрикс24.

Важно!

  1. К обмену в Учеткин из Битрикс, принимается только счета со статусом «Передан клиенту» (если не задан другой статус в настройках карточки Организации на стороне Учеткин.by)
  2. На стороне Учеткин.by, как только у счета меняется статус оплаты и/или создается документ на основании исходного (например – расходная накладная), то при следующей синхронизации данный счет «закрывается» и больше не будет использоваться при автоматическом обмене

Порядок создания счета

Шаг 1. Открыть раздел «CRM» подраздел «Счета». Нажать на кнопку «Выставить счет»

Шаг 2. В появившемся окне указать реквизиты счета. Поле «Тема», по умолчанию, обязательно к заполнению. Не забывайте про дату выставления счета!
В Учеткине счет будет создан на указанную в Битриксе дату.
Для личной отчетности можно указывать данные сделки, ответственного, сроки оплаты и т.п. Эта информация в Учеткин.by не переноситься.

Шаг 3.В разделе «Плательщик» необходимо выбрать карточку компании/контакта

Шаг 4. По необходимости, можно указать ожидаемые способы оплаты и реквизиты Вашей компании. Эти данные не переносятся в Учеткин и служат для заполнения печатных форм, на стороне Битрикс.

Шаг 5. Указав все дополнительные реквизиты документа, перейти к добавлению товаров.

Шаг 6. После подбора товара необходимо указать цены и количество. Затем сохранить документ.

Шаг 7. Для того, чтобы Учеткин «подхватил» счет при следующей синхронизации, для нового счета нужно установить статус «Отправлен клиенту» (средняя полосочка).
pay_status.png

Шаг 8.Для выполнения синхронизации счетов, необходимо зайти в кабинет Учеткин.by, в журнал «Счета и заказы» и нажать на кнопку «Б24».
bitrix_exchange.png

Личные инструменты
Пространства имён

Варианты
Действия
Навигация
База знаний
Инструменты