CheckList

КАК ПРАВИЛЬНО ПРОВЕРЯТЬ СЕБЯ И СВОЙ УЧЕТ

Данная инструкция подробно излагает методику самостоятельной проверки пользователем своих учетных данных. Проверку следует проводить не реже одного раза в месяц, для того чтобы САМОСТОЯТЕЛЬНО убедиться в верности ведения финансового, налогового и товарного учетов.

Для проверки необходимо использовать банковскую выписку и показания кассового аппарата (если у Вас есть розница).Мы используем эти показания в качестве эталонных, т.к. ошибки в банках и КСА сведены к нулю.

Помните: Любой отчет в сервисе Учеткин.by может формироваться за ЛЮБОЙ период.
Для данного примера мы будем использовать один и тот же период: с 01.01.2017 по 31.01.2017. Иными словами – мы сверяем свой учет за Январь 2017.

Шаг 1. Проверка финансов по банку

Это самая ВАЖНАЯ проверка. Вы открыли свой бизнес только из-за денег. Налоги Вы платите тоже – за заработанные деньги.
На данном этапе Вам понадобиться банковская выписка по Вашему счету, за выбранный период. Если у Вас несколько ДЕЙСТВУЮЩИХ банковских счетов, то необходимо сформировать выписки по ВСЕМ банковским счетам.

1. Сформировать банковскую выписку в клиент/интернет-банке за выбранный период, в нашем случае это 01.01.2017 по 31.01.2017
2. Открыть журнал «Движения финансов»: Дерево данных → Журналы документов → Финансы → Движение финансов
3. Установить фильтр по финансовому счету, на который зачисляются движения по банку. Этой операцией Вы получите быстрые итоги: начальные и конечные остатки по счету, с оборотами (см. рис.ниже)
   

   

4. Сравнить остатки и обороты в журнале финансов и в банковской выписке. Данные должны совпадать
5. Если цифры СОВПАЛИ, то мы Вас поздравляем – финансы Вы ведете на «отлично». Для «очистки совести», повторите данную проверку за любой случайно выбранный период по банку и финансам
   

   

   
   

6. Если же цифры НЕ СОВПАДАЮТ, то у Вас есть ошибка в ведении финансового учета. Необходимо воспользоваться шагом №4 для ее поиска и исправления. И только после этого повторить Шаг №1

Важно! При правильном финансовом учете, у Вас не должно быть предупреждений от системы. Если предупреждения все-же имеются, то проверьте – все ли оплаты закрыты первичными документами.

Шаг 1.1. Проверка финансов по кассе

Данный шаг только для тех пользователей, у которых есть касса и которые НЕ сдают свою выручку в банк.
Тут Вам понадобиться сверить остаток в системе с данными кассового аппарата.

1. Открыть журнал «Движения финансов»: Дерево данных → Журналы документов → Финансы → Движение финансов
2. Установить фильтр по НАЛИЧНОМУ финансовому счету, на который зачисляются движения по рознице
3. Установить фильтр по статье движения, на которую фиксировались движения по конкретному кассовому аппарату (см. рис. ниже)
4. Как и на этапе шага №1 Вы получите быстрые итоги. Вам необходимо сравнить показания нарастающего оборота по последнему z-отчету
5. Если данные системы и кассового аппарата СОВПАДАЮТ – отлично! Розницу Вы ведете правильно!
6. Если же сумма нарастающего итога НЕ СОВПАЛА с данными Учеткин.by, то Вам необходимо воспользоваться шагом №4 для поиска и исправления своих ошибок! И после этого повторить Шаг №1.1, для проверки данных по рознице
7. Дополнительно. Открыть отчет «Книга кассира-операциониста» или же его бумажный аналог. И получить суммарный итог по графе №7 (Всего, руб.) – это сумма розничной выручки. Данная сумма понадобиться на этапе шага №2

Шаг 2. Проверка учета выручки

Данный шаг необходим для проверки ведения налогового учета, согласно выбранному механизму учета выручки и статуса плательщика НДС (см. карточку Организации).

Контрольным отчетом для эталонного сравнения всех возможных налоговых сумм,
является отчет «Полная налоговая ведомость»:
Дерево данных → Отчеты → Налоговая отчетность → Полная налоговая ведомость. Указать доп. параметр «Отчет по НП»

В данном отчете Вы найдете общие суммы выручки, суммы затрат и покупную стоимость реализованных товаров (с НДС и без). Кроме этого, данный отчет можно использовать для получения информации для подачи декларации ч/з АРМ Налогоплательщик.

1. Получение эталонной суммы доходов. Необходимо сформировать банковскую выписку за ВЫБРАННЫЙ период, получить итоговую сумму доходов по выписке.
   Примечание: В случае, если у Вас есть розница, то к получившейся сумме необходимо добавить сумму из шага 1.1, п.7.
2. Для ВСЕХ систем налогообложения. Сформировать КУДиР по ОСН за ВЫБРАННЫЙ период:
   Отчеты → Налоговый учет → Книга учета доходов и расходов (ОСН), доп. параметр «КУДИР»
   Почему плательщики УСН должны проверять себя через КУДиР по ОСН? Потому, что в колонках данной книги сразу отражены ВСЕ суммы (в т.ч. и суммы аванса, которые отражаются в КУДиР УСН на другом листе книги). Это просто УДОБНЕЕ только и всего.
3. Получить итоговые суммы по следующим графам книги:
   Графа №4 (Доходы от реализации, всего) + графа №6 (Внереализационные доходы, всего) + графа №8 (Иные поступления)
4. Сравнение эталонной суммы из п.1 с итоговыми показаниями КУДиР из п.3.
5. Если итоги по колонкам книг СОВПАДАЮТ (или хотя-бы в приделах) с эталонной суммой, то мы Вас поздравляем, у Вас практически идеальный учет!
6. Если итоговые суммы НЕ СОВПАДАЮТ, то необходимо привести в порядок финансовый учет (шаг 1 и Шаг 4)

После такой контрольной проверки плательщики УСН уже могут проверить свои данные с КУДиР по УСН.

Шаг 3. Проверка расходов (затрат)

Данный шаг только для организаций/предпринимателей, применяющую Общую Систему Налогообложения (ОСН). Затраты служат для уменьшения налогооблагаемой суммы.

Шаг 3.1. Получение покупной суммы реализованных товаров

Следует всегда знать, что покупная стоимость образуется ПОСЛЕДОВАТЕЛЬНО:

1. Покупка. Поступление товаров/услуг фиксирует дату поступления товара и его закупочную стоимость
2. Отгрузка. В Расходе товаров, при отгрузке, для каждого товара указывается Закупочная цена
3. Продажа. При поступлении денег за отгрузку – необходимо привязывать первичный документ к движению финансов, который подтверждает этот факт отгрузки (за что пришли деньги). Более подробно см. раздел.

Порядок поиска и проверки

1. Получить эталонную сумму покупной стоимости товаров из отчета «Полная налоговая ведомость»: Дерево данных – Отчеты - Налоговая отчетность – Полная налоговая ведомость, доп. параметр «Отчет по НП»
2. Получить сумму покупной стоимости реализованных товаров из КУДиР: Дерево данных - Отчеты – Налоговый учет – Книга учета доходов и расходов (ОСН), доп. параметр «КУДИР». Графа 13.
3. Сравнить суммы п.1 и п.2.
4. Если суммы НЕ совпадают, следовательно необходимо выполнить следующее:
   • Проверить привязку расходных накладных к банковским выпискам (это есть предупреждения в журнале движения финансов)
   • Проверить указание закупочной цены в документах «Расход товаров»
   • Выполнить итерацию получения покупной стоимости и ее проверки заново
5. Если же пункт 3 завершен УСПЕШНО, необходимо сравнить эталонную сумму со значением графы 16 из отчета «Книга товаров и готовой продукции»: Дерево данных - Отчеты – Налоговый учет – Книга учета товаров и готовой продукции (ОСН), доп.параметр «Книга (для анализа)»
6. Если суммы НЕ совпадают, то Вас ждет кропотливая работа по проверке каждой расходной накладной: указание закупочной цены, проверка оплаты (привязки к движению финансов) по данной накладной

Шаг 3.2. Проверка сумм затрат, связанных с деятельностью организации

1. Проверить распределение сумм затрат можно в отчете «Ведомость по налогообложению»: Дерево данных - Отчеты – Налоговый учет – Ведомость по налогообложению
2. Проверить по списку статей – входят ли расходы на приобретение реализуемых товаров в затраты. Если сумма на покупку товаров находится в колонке «Затраты», то это НЕВЕРНО! Ибо покупная стоимость считается отдельно, относительно реализации. В этом случае, для стати движения финансов, на которую относились расходы на покупку товаров НЕОБХОДИМО УБРАТЬ ГАЛОЧКУ «Это затраты»!
3. Проверить распределение сумм затрат с суммами из отчета «Полная налоговая ведомость»: Дерево данных – Отчеты - Налоговая отчетность – Полная налоговая ведомость, доп. параметр «Отчет по НП»

Шаг 4. Поиск и исправление ошибок в своем учете

Данная методика подразумевает, что у Вас на руках есть эталонные данные: банковская выписка, реестр документов, старая книга учета и т.п.
В примере, описанном ниже, отражены этапы поиска ошибки в финансовом учете.

1. Сформировать банковскую выписку в клиент/интернет-банке за искомый период (тем самым получив эталонные данные). Например – Январь 2017.
2. Открыть журнал «Движение финансов», указать такой же период, как в п.1
3. Сравнивать суммы по-операционно данные журнала финансов и банковской выписки
4. При нахождении расхождения с эталонной выпиской – открыть документ, внести исправления, провести документ
5. Сравнить начальный и конечный остатки по банку и по журналу. Если значения сошлись – исправления завершены.

После того, как завершилась сверка по банку – проверьте наличие предупреждений в журнале движения финансов. При идеальном учете, у Вас не должно быть ни одного предупреждения (за исключением авансовых платежей).